Förderdokumente
Hier findest du einen Überblick über die benötigten Förderdokumente und Hinweise zum Ablauf der Förderung.
Das International Office ist vor/ während/ nach deinem geförderten Auslandsaufenthalt bei Fragen dein Ansprechpartner.
Erasmus+ Praktikum
Wenn ihr euch mit vollständigen Unterlagen im International Office um eine Erasmus - Förderung beworben habt, erhaltet ihr vom International Office in der Regel nach ca. 2 Wochen eine Förderzusage per E-Mail. Sind mehr Bewerbungen eingegangen als Finanzmittel zur Verfügung stehen, findet eine Auswahl nach den auf der Bewerbungsseite angegebenen Kriterien (Leistung, Motivation, Sprachkenntnisse) durch ein Auswahlgremium, bestehend aus der Leitung des International Offices und einer Person aus der Hochschulleitung, statt.
Das Erasmus Learning Agreement kann je nach Zielland und Betreuungsperson in englischer oder deutscher Sprache ausgestellt werden. Es besteht aus 3 Teilen, die zu unterschiedlichen Zeiten ausgefüllt werden.
Teil 1) „Before the Mobility“
(vor eurem Auslandsaufenthalt beim International Office einreichen)
Im ersten Teil des Learning Agreements (LA) werden die Eckdaten eures Praktikums an der ausländischen Aufnahmeeinrichtung (Praktikumsprogramm, Arbeitsstunden, Fähigkeiten, Kompetenzen und Evaluation, zu erwerbende ECTS-Punkte und abzuschließende Versicherungen) festgelegt, damit die Förderbedingungen erfüllt werden und die spätere Anrechnung des Praktikums an der hochschule 21 gewährleistet ist. Ihr erhaltet das vorbereitete LA vom International Office, unterschreibt es und lasst es ebenfalls von dem für euch zuständigen Erasmus-Fachkoordinatoren (eurer Studiengangsleitung) unterzeichnen. Danach mailt ihr das LA zur Unterschrift an eure Betreuungsperson in der aufnehmenden Einrichtung im Ausland. Erst wenn dieser Teil des LA dem International Office vollständig unterschrieben vorliegt, kann das Grant Agreement (Fördervereinbarung) unterzeichnet werden.
Teil 2) „During the Mobility“
(nur bei Änderungen nach der Ankunft auszufüllen und melden)
Der zweite Teil des Learning Agreements ist nur dann auszufüllen, wenn es nach eurer Ankunft im Ausland wichtige Änderungen zu den Eckdaten eures Praktikums (z.B. andere Betreuungsperson, geänderte Arbeitsstunden) geben sollte. Dann meldet ihr eurer Studiengangsleitung und dem International Office die Änderungen mit dem Formular innerhalb von 4-7 Wochen nach Ankunft per E-Mail. Änderungen zur Dauer des abgeschlossenen Learning Agreements durch vorzeitige Rückkehr gebt ihr dem International Office bitte umgehend bekannt, da der Zuschuss dann neu berechnet und ggfs. Teile davon zurückgezahlt werden müssen.
Teil 3) „After the Mobility“
(nach eurem Auslandsaufenthalt ausfüllen lassen)
Den dritten Teil des Learning Agreements (das „Traineeship Certificate“) lasst ihr am Ende eures Auslandspraktikums von eurer Betreuungsperson in der aufnehmenden Einrichtung im Ausland ausstellen. Es gilt als zentrales Förderdokument zur Bestätigung der tatsächlichen Förderdauer und des absolvierten Praktikumsprogramms. Darin müssen das tatsächliche Start- und Enddatum eures Praktikums eingetragen sein. (Das Startdatum des Praktikums ist der erste Tag, an dem ihr an der Aufnahmeeinrichtung anwesend sein müsst, das Enddatum des Praktikums der letzte Arbeitstag dort - nicht das Datum eurer Abreise.) Das „Traineeship Certificate“ legt ihr nach der Rückkehr eurer Studiengangsleitung an der hochschule 21 zur Anerkennung vor, eine Kopie reicht ihr im International Office ein. Da der Erasmus-Zuschuss auf den Tag genau berechnet wird, muss bei Verkürzungen gegebenenfalls eine Neuberechnung des Zuschusses erfolgen.
Das Grant Agreement (Fördervereinbarung) ist ein Abkommen zwischen euch und der hochschule 21, das u.a. die Höhe des „Erasmus+“ - Zuschusses, Versicherungen und Sprachniveau sowie die vorzulegenden Förderunterlagen festlegt. Das Learning Agreement ist ein wichtiger Bestandteil des Grant Agreements (GA). Erst wenn der unterzeichnete Teil 1 des Learning Agreements vorliegt, kann das Grant Agreement vom International Office und euch unterschrieben werden.
Für ein Erasmus-Praktikum ist im Grant Agreement und im Learning Agreement anzugeben, dass je eine Auslandskrankenversicherung, Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung am Arbeitsplatz abgeschlossen worden ist bzw. wer die Kosten dafür trägt (ihr selbst oder die aufnehmende Einrichtung im Ausland?). Der DAAD bietet z.B. eine Gruppenversicherung für Erasmus-Auslandsaufenthalte an. Über die hochschule 21 seid ihr bei Erasmus-Praktika nicht versichert.
Die EU bietet das OLS-Sprachentool zum Sprachenlernen an, welche von euch genutzt werden sollte. Das International Office meldet euch nach Unterzeichnung des Grant Agreement in dem Sprachentool an. Dieses könnt ihr auch über den Aufenthalt hinaus 3 Jahre nutzen.
Die Studierendencharta informiert euch über eure Rechte und Pflichten während eines Erasmus-Auslandsaufenthaltes sowie darüber, was ihr in den jeweiligen Phasen des Programms von eurer Heimathochschule und der aufnehmenden Hochschule bzw. dem aufnehmenden Unternehmen erwarten dürft.
Der Erasmus-Zuschuss wird anhand eines Grant Calculators auf den Tag genau berechnet (ein Erasmus-Monat hat 30 Tage). Dazu wird die beabsichtige Dauer des Auslandspraktikums (erster und letzter Arbeitstag) aus den Angaben eures Praktikumsplatzformulars entnommen. 80% des Erasmus-Zuschusses werden vor eurer Abreise, die restlichen 20% nach vollständigem Erhalt der restlichen Unterlagen nach eurer Rückkehr ausgezahlt. Eine vorzeitige Rückkehr gebt ihr bitte umgehend dem International Office bekannt, da das Stipendium dann neu berechnet und ggf. Teile zurückgezahlt werden müssen.
Die Formulare findet ihr zum Download in Campus Office bzw. in Moodle.
Auf diesem Nachweisbogen beurteilt die aufnehmende Einrichtung im Ausland eure Leistungen im Praktikum. Bitte lasst euch diesen am Ende des Praktikums von eurem Betreuer in der aufnehmenden Einrichtung im Ausland ausfüllen und unterzeichnen. Dann reicht ihr eines bei eurem Praktikumsbetreuer der hs21 und beim International Office ein.
Die Erfahrungsberichte dienen dem International Office als Hilfe bei der Beratung auslandsinteressierter Studierender. Ausgewählte Erfahrungsberichte werden nach eurer Zustimmung auch auf der Internetseite des International Offices veröffentlicht.
Bitte informieren Sie das International Office bei der Einreichung des Berichtes darüber, ob ihr
a) einer Veröffentlichung eures Erfahrungsberichtes auf der Website des International Offices zustimmt oder
b) den Bericht nur dem International Office zur Kenntnis geben möchtet.
Aufbau des Erfahrungsberichtes:
1. Erwartungen an mein Auslandspraktikum
2. Art der Einrichtung
3. Organisationsstruktur der aufnehmenden Einrichtung
4. Klientel
5. Alltag in der ausländischen Einrichtung; Arbeitsabläufe
6. Praktikumsverlauf
7. Unterschied zu ihrem Fach/zum Berufsbild in Deutschland
8. Wohn- und Alltagssituation
9. Tipps und Tricks
Nach Beendigung eures Auslandsaufenthaltes werdet ihr über die EU per E-Mail aufgefordert, eine Online-Umfrage (Participant Report) auszufüllen. Solltet ihr Fragen beim Ausfüllen haben, wendet euch gern damit an das International Office.
PROMOS-Praktikum
Wenn ihr euch mit vollständigen Unterlagen fristgerecht im International Office um eine PROMOS - Förderung beworben habt, erhaltet ihr vom International Office innerhalb von 2 Wochen nach der Bewerbungsfrist eine Nachricht über die Auswahlentscheidung per E-Mail. Da das PROMOS-Programm eine Auswahl der Stipendiaten und eine Staffelung der Stipendienleistungen vorsieht, werden die Bewerbungen in einer Auswahlsitzung durch ein Auswahlgremium der hochschule 21, bestehend aus der Leitung des International Offices und einer Person aus der Hochschulleitung, beurteilt.
Sie umfasst die administrativen und finanziellen Regelungen für die PROMOS-Förderung durch den DAAD und die hochschule 21. Mit eurer Unterschrift erkennt ihr diese Förderbedingungen an. Sie wird von euch und dem International Office unterzeichnet.
Das Training Agreement wird je nach Zielland und Betreuungsperson im Ausland in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt. Es regelt vor Beginn eures Praktikums die Praktikumsinhalte und -Ziele sowie die zu erreichenden ECTS-Punkte und muss von allen drei Parteien (1. dem Studierenden, 2. der Studiengangsleitung der hochschule 21 und 3. der aufnehmenden Einrichtung im Ausland) vor dem Auslandspraktikum unterzeichnet werden. Das angefügte Quality Commitment ist ein Standarddokument, das die Rollen und Zuständigkeiten der an dem Studierendenpraktikum beteiligten Parteien darlegt.
Für die spätere Anerkennung des Praktikums legt ihr eurer Studiengangsleitung nach der Rückkehr das unterzeichnete Training Agreement zusammen mit dem Praxisplatznachweis vor.
Mit einem PROMOS-Stipendium ist kein Versicherungsschutz verbunden. Ihr müsst für die Dauer des Auslandsaufenthaltes selbst für ausreichenden Versicherungsschutz sorgen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, in die Gruppenversicherung des DAAD aufgenommen zu werden.
Das PROMOS-Stipendium kann frühestens 6 Wochen vor eurem Reiseantritt vom International Office beim DAAD beantragt werden. Es wird in Raten ausgezahlt, zuerst 80% des Teilstipendiums, der Restbetrag nach Einreichung der Unterlagen nach Rückkehr. Eine vorzeitige Rückkehr gebt bitte umgehend dem International Office bekannt, da das Stipendium dann neu berechnet und ggf. Teile zurückgezahlt werden müssen.
Das ist der zentrale Nachweis über die tatsächliche Dauer eures Praktikums, der am Ende eures Aufenthaltes von eurer Betreuungsperson an der aufnehmenden Einrichtung im Ausland auszufüllen ist. (1 Original geht nach Ihrer Rückkehr an das International Office)
Die deutsche Version des Nachweises finden Studierende aus den Bau- und Technikstudiengängen zum Download in Campus Office. Die englische Version erhaltet ihr noch vom International Office. Studierende aus dem Gesundheitsbereich erhalten einen Beurteilungsbogen (DE oder EN) vom International Office.
Auf diesem Nachweisbogen beurteilt die aufnehmende Einrichtung im Ausland eure Leistungen im Praktikum. Bitte lasst euch diesen am Ende eures Praktikums von eurem Betreuer in der aufnehmenden Einrichtung im Ausland ausfüllen und unterzeichnen. Das Original reicht ihr nach der Rückkehr bei eurem betreuenden Professor an der Hochschule ein. (1 Kopie geht an das International Office)
Die Erfahrungsberichte dienen dem International Office als Hilfe bei der Beratung auslandsinteressierter Studierender. Ausgewählte Erfahrungsberichte werden nach eurer Zustimmung auch auf einer Internetseite des International Offices veröffentlicht. Eine datierte und unterschriebene Scan-Kopie davon ist innerhalb einer Woche nach eurer Rückkehr beim International Office der hochschule 21 per E-Mail einzureichen.
Bitte informiert das International Office bei der Einreichung des Berichtes darüber, ob ihr
a) einer Weitergabe eures Erfahrungsberichtes an andere Studierende der hochschule 21 zu Beratungszwecken zustimmt oder
b) einer Veröffentlichung eures Erfahrungsberichtes auf der Website des International Offices oder
c) den Bericht nur dem International Office zur Kenntnis geben möchtet.
Aufbau des Erfahrungsberichtes:
1. Erwartungen an mein Auslandspraktikum
2. Art der Einrichtung
3. Organisationsstruktur der aufnehmenden Einrichtung
4. Klientel
5. Alltag in der ausländischen Einrichtung; Arbeitsabläufe
6. Praktikumsverlauf
7. Unterschied zu ihrem Fach/zum Berufsbild in Deutschland
8. Wohn- und Alltagssituation
9. Tipps und Tricks
Das PROMOS-Programm sieht für alle PROMOS-Stipendiaten/innen die Ausstellung einer Stipendienurkunde vor. Sie kann überreicht oder zugeschickt werden.
- BAföG-Leistungen und PROMOS-Stipendium
PROMOS-Stipendien sind bei der zuständigen Stelle für Auslands-BAföG anzuzeigen. - DAAD-Individualstipendium und PROMOS-Stipendium
Ein DAAD-Individualstipendium und ein PROMOS-Stipendium dürfen nicht gleichzeitig in Anspruch genommen werden. - Deutschlandstipendium und PROMOS-Stipendium
Das Deutschlandstipendium und das PROMOS-Stipendium können uneingeschränkt gleichzeitig bezogen werden. - Deutsche öffentliche Stipendien und PROMOS-Stipendien
Doppelförderungen aus deutschen öffentlichen Mitteln sind nicht zuwendungsfähig, wenn derselbe Zweck verfolgt wird.
PROMOS-Stipendien müssen bei anderen öffentlichen deutschen Stipendiengebern angezeigt werden. - Stipendien aus privaten Mitteln können uneingeschränkt neben PROMOS-Stipendien bezogen werden.
- Entgeltliche Tätigkeiten und PROMOS-Stipendien
Während der Laufzeit des Stipendiums dürfen vergütete Tätigkeiten nur mit Zustimmung der hochschule 21 durchgeführt werden.
Erasmus+ - Studium
Wenn ihr euch mit vollständigen Unterlagen fristgerecht im International Office um eine Erasmus - Förderung beworben haben, erhaltet ihr vom International Office ca. eine Woche nach der Bewerbungsfrist eine Förderzusage per E-Mail. Sind mehr Bewerbungen eingegangen als Studienplätze an der Partnerhochschule zur Verfügung stehen, findet eine Auswahl nach den auf der Bewerbungsseite angegebenen Kriterien (Leistung, Sprachkenntnisse, Motivation) durch ein Auswahlgremium, bestehend aus der Leitung des International Offices und einer Person aus der Hochschulleitung, statt.
Das Erasmus Learning Agreement for Studies wird in englischer Sprache ausgestellt. Es besteht aus 3 Teilen, die zu unterschiedlichen Zeiten ausgefüllt werden. Bei vielen unserer Partnerhochschulen kann es über die Erasmus Without Paper-Platform online als Online Learning Agreement (OLA) ausgefüllt und bearbeitet werden.
Teil 1) „Before the Mobility“
(vor eurem Auslandsaufenthalt beim International Office einreichen)
In diesen Teil tragt ihr eure Kurswahl an der Partnerhochschule mit den entsprechenden ECTS-Punkten ein (Soll: 20 ECTS/Semester, 40 ECTS pro Jahr), sowie die Kurse, die dafür später an der hochschule 21 angerechnet werden sollen. Das Learning Agreement (LA) ist mit dem für euch zuständigen Erasmus-Fachkoordinatoren (eurer Studiengangsleitung) zu besprechen und von euch und der Studiengangsleitung zu unterzeichnen. Es muss dann noch vor eurer Abreise von dem Erasmus-Koordinator der Partnerhochschule durch Unterschrift bestätigt werden. Erst wenn dieser Teil des LA dem International Office vollständig vorliegt, kann das Grant Agreement unterzeichnet werden.
Teil 2) „During the Mobility“
(bei Änderungen nach der Ankunft auszufüllen und per E-Mail melden)
Informiert International Office und Studiengangsleitung innerhalb von 4-7 Wochen nach eurer Ankunft, falls sich in Bezug auf Teil 1 außerplanmäßige Änderungen bei den im Ausland zu belegenden Kursen ergeben (z.B. wegen zeitlicher Überschneidung der Lehrveranstaltungen) oder wenn es Änderungen bei den angegebenen Personen gibt.
Teil 3) „After the Mobility“
(nach eurem Auslandsaufenthalt ausfüllen lassen)
Das "Transcript of Records" (ToR), ist eine Auflistung eurer im Ausland erbrachten Leistungen/ ECTS-Punkte, die am Ende des Auslandsstudiums von der Partnerhochschule zu erstellen und euch innerhalb von ca. 5 Wochen auszuhändigen ist. In dem Transcript of Records muss als Nachweis über eure Studiendauer an der Partnerhochschule das tatsächliche Start- und Enddatum eures Studienzeitraums eingetragen sein. (Das Startdatum des Studienzeitraums ist der erste Tag, an dem ihr an der Aufnahmeeinrichtung anwesend seid – 1. Kurstag oder Welcome Day. Das Enddatum des Studienzeitraums ist der letzte Tag, an dem ihr an der Partnerhochschule anwesend seid – letzter Kurs- oder Prüfungstag, aber nicht das Datum eurer Abreise.) Das Transcript of Records legt ihr nach der Rückkehr zusammen mit den im Ausland erworbenen Scheinen eurer Studiengangsleitung an der hochschule 21 zur Anerkennung vor; eines geht an das International Office. Aus dem Transcipt of Records (finaler Notenspiegel) geht dann hervor, ob die erzielten ECTS denen im Learning Agreement entsprechen. Sollte im ToR nur das Minimum von 10 ECTS erreicht worden sein, muss die Erasmus-Förderung (teilweise) zurückgezahlt werden.
Falls die Partnerhochschule nicht in der Lage ist, das Transcript of Records vor eurer Rückkehr auszustellen, bringt bitte zunächst auf jeden Fall den Letter of Confirmation als Bestätigung eurer Studienzeit für das International Office mit.
Das Grant Agreement (Fördervereinbarung) ist ein Abkommen zwischen euch und der hochschule 21, das u.a. die Höhe des „Erasmus+“ - Zuschusses, eure Aufenthaltsdauer an der Partnerhochschule, abzuschließende Versicherungen und Sprachniveau sowie die vorzulegenden Förderunterlagen festlegt. Das Learning Agreement ist ein wichtiger Bestandteil des Grant Agreements (GA). Erst wenn der unterzeichnete Teil 1 des Learning Agreements vorliegt, kann das Grant Agreement vom International Office und euch unterschrieben werden.
Für ein Erasmus-Studium solltet ihr zumindest eine Auslandskrankenversicherung abschließen.
Die Teilnahme an einem Online-Sprachtest in der Studiensprache der Partnerhochschule wird empfohlen. Die EU bietet das OLS-Sprachentool zum Sprachenlernen an, welche von euch genutzt werden sollte. Das International Office meldet euch nach Unterzeichnung des Grant Agreement in dem Sprachentool an. Dieses könnt ihr auch über den Aufenthalt hinaus 3 Jahre nutzen.
Die Studierendencharta informiert euch über eure Rechte und Pflichten während eines Erasmus-Auslandsaufenthaltes sowie darüber, was ihr in den jeweiligen Phasen des Programms von eurer Heimathochschule und der aufnehmenden Hochschule bzw. dem aufnehmenden Unternehmen erwarten dürft.
Der Erasmus-Zuschuss wird anhand eines Grant Calculators auf den Tag genau berechnet (ein Erasmus-Monat hat 30 Tage). Dazu wird die beabsichtigte Dauer des Auslandssemesters aus dem Learning Agreement entnommen. 80% des Erasmus-Zuschusses werden vor eurer Abreise, die restlichen 20% nach vollständigem Erhalt der restlichen Unterlagen nach eurer Rückkehr ausgezahlt. Eine vorzeitige Rückkehr gebt ihr bitte umgehend dem International Office bekannt, da das Stipendium dann neu berechnet und ggf. Teile zurückgezahlt werden müssen.
Der Letter of Confirmation dient als Nachweis über eure tatsächliche Studiendauer an der Partnerhochschule. Wie im Transcript of Records müssen dort Start- und Enddatum des Studienzeitraums von der Partnerhochschule bestätigt werden.
Die Erfahrungsberichte dienen dem International Office als Hilfe bei der Beratung auslandsinteressierter Studierender. Ausgewählte Erfahrungsberichte werden nach eurer Zustimmung auch auf der Internetseite des International Offices veröffentlicht.
Bitte informieren Sie das International Office bei der Einreichung des Berichtes darüber, ob ihr
a) einer Veröffentlichung eures Erfahrungsberichtes auf der Website des International Offices zustimmt oder
b) den Bericht nur dem International Office zur Kenntnis geben möchtet.
Aufbau des Erfahrungsberichtes:
1. Erwartungen an mein Auslandspraktikum
2. Art der Einrichtung
3. Organisationsstruktur der aufnehmenden Einrichtung
4. Klientel
5. Alltag in der ausländischen Einrichtung; Arbeitsabläufe
6. Praktikumsverlauf
7. Unterschied zu ihrem Fach/zum Berufsbild in Deutschland
8. Wohn- und Alltagssituation
9. Tipps und Tricks
Nach Beendigung eures Auslandsaufenthaltes werdet ihr über die EU per E-Mail aufgefordert, eine Online-Umfrage (Participant Report) auszufüllen. Solltet ihr Fragen beim Ausfüllen haben, wendet euch gern damit an das International Office.
